Business Writing TipsПродолжение цикла 14 правил бизнес переписки. Начало в статьях: 14 правил бизнес переписки (Часть 1), 14 правил бизнес переписки (Часть 2)

Правило восьмое: Часто случается, что в случае отправки группового сообщения клиентам, все адреса помещаются в поле Кому: или To:. В этом случае, каждый, кто получил это сообщение будет видеть весь список получателей и ваши клиенты находящиеся в этом списке могут подать на вашу компанию в суд за публичное использование их адресов. Поэтому, когда рассылается массовое сообщение клиентам компании в поле To: указывается ваш адрес (адрес отправителя), а все остальные адреса идут в поле Bcc: (Blind Carbon Copy) или скрытая копия.

Правило девятое: отнеситесь к форматированию сообщений профессионально - черный текст на белом фоне. Хотя красочные шаблоны и выглядят красиво, ваш клиент может использовать другую email программу, которая может не распознать форматирования документа и ваше сообщение будет выглядеть совсем не так как вы того хотели.

Правило десятое: не забывайте использовать подпись. Скорее всего макет подписи будет уже установлен в вашей почтовой программе. Но необходимо проверить наличие вашего имени и контактной информации в подписи, которая должна автоматически прикрепляться к каждому вашему сообщений за исключение повторных сообщений в переписке. Подпись дело необходимое и она как правило включает в себя имя, должность, телефон, факс, email и сайт компании есть он есть.

Правило одиннадцатое: во многие почтовых программах есть функция, которая, если активирована, оповещает вас о получении или прочтении вашего письма получателем. Как бы не была заманчива эта функция, попробуйте воздержаться от ее использования. Как правило это действует получателя на нервы. К тому же многие получатели ставят блокировку этой функции и она вам не помогает. Лучше в конце письма упомянуть, чтобы получатель дал вам знать получил он вашу почту или нет. Если все-таки необходимо использовать такую функцию, делайте это только в исключительных случаях.

Продолжение следует. 14 правил бизнес переписки.