Business Writing TipsПродолжение от 28 мая 2007. Начало можно прочитать здесь: 14 правил бизнес переписки (Часть 1)

Правило четвертое: используйте шаблоны для сообщений похожего рода. Например, в мои повседневные обязанности входит информирование партнеров о новых поступлениях товаров. И единственное что отличается в каждом сообщении это название и номер продукта. Таким образом вам не надо печатать новое сообщение каждый раз и подвергать себя опасности сделать ошибку.

Правило пятое: возьмите в привычку отвечать на сообщения по мере их поступления. Если вы работаете с клиентами, то они обязательно будут ждать скорейшего ответа. Старайтесь отвечать коротко, чтобы не тратить время на написание каждого сообщения. Если сообщения приходят быстро и вы не успеваете постарайтесь использовать функцию пометки сообщений разными цветами и флажками. Это поможет расставить письма в порядке приоритета.

Правило шестое: не используйте ЗАГЛАВНЫЕ БУКВЫ. Это может быть расценено как повышение голоса на получателя сообщения. Если вы хотите выделить что-то в письме, то делайте это либо жирным шрифтом либо в виде списка пунктов, начинающихся с новой строки.

Правило седьмое: если вы получили письмо и в нем были задействованы другие получатели (СС:), то не забывайте включить и их когда отвечаете на такое письмо. Если их включили в строку получателей, то им необходимо быть в курсе происходящей переписки. Также, если переписка уже проходит в течении какого-то времени, то необходимо включать все сказанное в ваш ответ. Обычно это делается автоматически, но не забывайте проверять.

Продолжение следует. 14 правил бизнес переписки.