Business Writing TipsРаботая на канадские компании в течении 3 лет у меня появилась возможность выявить некоторые правила бизнес переписки, которыми я хочу поделиться с вами. Материал статьи был взят как из личного опыта, так и из нескольких ресурсов на английском языке, ссылки на которые вы найдете в конце этой серии статей. Эта статья будет полезна тем, кто собирается или недавно устроился на работу в канадскую компанию.

В этой статье вы не найдете: как писать бизнес планы (Business Plans), бизнес предложения (Proposals), формальные письма, резюме и прочие формальные документы. Это мы оставим для следующих статей.

В этой статье вы узнаете о написании профессиональных электронных писем (emails), заметок для коллег (memos) и прочих сообщений работая в канадской компании. Итак, существует несколько основных правил бизнес переписки.

Правило первое: чем короче письма, тем лучше. У ваших коллег, начальников и партнеров нет времени читать длинные письма. Поэтому постарайтесь быть как можно более краткими в выражениях. Предложения должны быть короткими и весомыми, как правило не длиннее 15-20 слов. Когда я только начинал работать в Канаде, я писал “по-русски”: длинные предложения, много знаков препинания и различных речевых оборотов. Мне казалось, что так профессиональнее. Оказалось я заблуждался.

Правило второе: обращайте особое внимание на вопросы задаваемые в сообщении и старайтесь ответить на них четко и сполна. Иначе последует целая серия дополнительных вопросов и уточнений, что займет время у ваших начальников, партнеров и коллег, а времени, как всегда не хватает, особенно в западной манере ведения бизнеса. Даже если вам прислали вопросы в форме предложений, постарайтесь разбить их на пункты и отвечать на каждый пункт с новой строки.

Правило третье: как бы небрежно не написали вам, постарайтесь отвечать грамматически верно. Даже если я уверен в том, что написал, я всегда использую Check Spelling функцию встроенную в email программу. Затем еще стараюсь проверить устно на тот случай если какие-то слова проверились некорректно. Постарайтесь взять проверку за правило. И не забывайте, что чем короче ваше сообщение, тем меньше шансов наделать ошибки.

Продолжение следует. 14 правил бизнес переписки.